Trả xe tự lái, đừng chỉ giao chìa khóa, người thuê cần phải kiểm tra các hạng mục này!!
Khi trả xe tự lái, nhiều người bị trừ tiền oan chỉ vì bỏ qua vài bước kiểm tra đơn giản trước khi bàn giao xe. Để tránh rơi vào tình huống này, bạn nên thực hiện đầy đủ quy trình kiểm tra và bàn giao xe một cách kỹ lưỡng. Dưới đây là những việc quan trọng nhất bạn cần làm trước khi trả xe.
Kiểm tra ngoại thất, nội thất và các dấu hiệu hư hỏng
Đừng chỉ đi một vòng cho có. Bạn nên kiểm tra xe thuê ở nơi đủ sáng, mở từng cửa, quan sát mép cản, gầm thấp, mâm và mặt lốp. Với nội thất, hãy nhìn cả khe ghế, thảm sàn, cốp và trần khoang; đây là các vị trí dễ bỏ sót vết bẩn hoặc mùi.
Nếu phát hiện vết mới, hãy chụp rõ vị trí, đối chiếu với ảnh lúc nhận và ghi nhận vào biên bản bàn giao trước khi ký. Chụp ngay tại chỗ. Việc đối chiếu ngoại thất, nội thất, vệ sinh, mùi và hư hỏng là một phần của quy trình bàn giao xe thuê.
Kiểm tra mức nhiên liệu, quãng đường và các khoản phát sinh
Mức nhiên liệu nên được ghi theo thực tế trên bảng đồng hồ; nguyên tắc phổ biến là trả tương đương mức lúc nhận. Thiếu nhiên liệu có thể phát sinh tiền nhiên liệu và phí tiếp nhiên liệu tùy chính sách đã thỏa thuận.
Hãy yêu cầu bên cho thuê ghi nhận các khoản phát sinh và thỏa thuận liên quan trong biên bản bàn giao trước khi hoàn tất thủ tục. Một số mẫu hợp đồng yêu cầu lập biên bản bàn giao khi hoàn trả xe thuê và ghi nhận các thỏa thuận khác trong biên bản này.
Kiểm tra giấy tờ, chìa khóa và phụ kiện đi kèm
Đếm trực tiếp chìa khóa, thẻ gửi xe, giấy tờ và các phụ kiện đã nhận ban đầu. Một số quy trình bàn giao có đối chiếu cả giấy tờ, phụ kiện, số km, vệ sinh và hư hỏng. Nếu thiếu món nào, ghi cụ thể tên món đó trong biên bản bàn giao, không ghi chung chung là “đã đủ”.
Tra cứu vi phạm giao thông trước khi chốt bàn giao
Bạn có thể tra cứu vi phạm qua ứng dụng VNeTraffic. Thông tin vi phạm được cơ quan Công an cập nhật trong 10 ngày kể từ ngày phát hiện hành vi vi phạm. Vì vậy, kết quả tra cứu ngay lúc trả xe thuê chưa chắc đã phản ánh toàn bộ thời gian thuê.
Hợp đồng nên thể hiện thời hạn đối soát và thanh toán nếu có phạt nguội phát sinh sau bàn giao.
Cách lập bằng chứng và hoàn tất bàn giao
Chụp ảnh, quay video theo thứ tự kiểm tra
Chụp ảnh rõ ngoại thất, nội thất, mức nhiên liệu, số km, giấy tờ và phụ kiện tại thời điểm hai bên kiểm tra. Việc chụp ảnh và ghi nhận biên bản về các hạng mục này được sử dụng trong quy trình đối chiếu khi bàn giao xe thuê.
Ảnh, video và dữ liệu điện tử có thể được dùng làm chứng cứ khi kèm tài liệu xác định xuất xứ hoặc văn bản của người tạo, người cung cấp dữ liệu. Gửi ngay tệp ảnh hoặc video vào kênh liên lạc có bên cho thuê để hai bên cùng lưu một mốc tình trạng. Giữ lại toàn bộ tệp.
Yêu cầu xác nhận tình trạng xe thuê và khoản phí phát sinh
Biên bản bàn giao nên có tình trạng xe thuê, số km, nhiên liệu, giấy tờ, phụ kiện, khoản phí phát sinh và xác nhận của hai bên. Một số mẫu hợp đồng cũng yêu cầu lập, ký biên bản bàn giao khi hoàn trả xe thuê.
Nếu bên cho thuê chưa thể kết luận một hạng mục, đề nghị ghi “đang kiểm tra” trong biên bản bàn giao để ghi nhận nội dung hai bên chưa thống nhất. Không ký khi chưa rõ.
Lưu biên bản bàn giao, chứng từ thanh toán và thông tin hoàn cọc
Chụp lại biên bản bàn giao đã ký, lưu chứng từ thanh toán và dữ liệu trao đổi liên quan. Giá trị chứng cứ của thông điệp dữ liệu được xem xét dựa trên cách tạo lập, lưu trữ, tính toàn vẹn và khả năng xác định người gửi, người nhận.
Sau khi trả xe thuê và ký biên bản bàn giao, tiền cọc được hoàn trả hoặc cấn trừ vào nghĩa vụ thanh toán theo thỏa thuận trong hợp đồng.